Ministrastvo znanosti, obrazovanja i sporta
Agencija za mobilnost i programe EU
EU
  • Naslovnica
  • Obzor 2020.
  • Pravna pitanja
  • Imenovanje LEAR-a

Pravna pitanja » Imenovanje LEAR-a

Imenovanje LEAR-a jedan je od osnovnih preduvjeta sudjelovanja u Obzor 2020. projektima za znanstvene organizacije i poduzeća (uz registraciju i validaciju ustanove na Portalu za sudionike Europske komisije).

LEAR je administrativna funkcija koja služi lakšoj komunikaciji Europske komisije s pojedinim znanstvenim organizacijama ili poduzećima. LEAR ima pregled nad svim Obzor 2020. (i/ili FP7) projektima u kojima sudjeluje njegova/njezina matična organizacija, vodi podatke o osobi/ama koje su ovlaštene potpisivati određene vrste dokumenata potrebne za prijavu i provedbu projekta (LSIGN, FSIGN), ažurira podatke o organizaciji i sl. LEAR može biti bilo koja osoba zaposlena na znanstvenoj organizaciji ili u poduzeću koja, po mogućnosti, sudjeluje i/ili ima uvid u istraživačke projekte koji se provode na određenoj instituciji odnosno u poduzeću.

U novom programu Obzor 2020. (2014.-2020.) LEAR ima nešto više nadležnosti nego što ih je imao u Sedmom okvirnom programu za istraživanje, tehnologijski razvoj i demonstracijske aktivnosti (2007.-2013.). Iz tog razloga potrebno ga je ponovo imenovati za sudjelovanje u projektima iz novog programa (Obzor 2020.). Postupak je sljedeći:


1.    Potrebno je identificirati osobu koja će biti LEAR i zakonskog zastupnika organizacije koji će imenovati LEAR-a.
Osoba koja je registrirala organizaciju na Portalu za sudionike Europske komisije (eng. Participant Portal, dalje u tekstu Portal) može pokrenuti imenovanje LEAR-a istovremeno s procesom validiranja organizacije. Nakon primitka poziva za imenovanje LEAR-a, potrebno je u My organisations izborniku odabrati MO (Modify organisations) te obaviti korake 2. do 5. navedene niže

U slučaju da želite zamijeniti postojećeg LEAR-a potrebno je u My organisations izborniku odabrati MO (Modify organisations) te izabrati opciju Replace Lear. Nakon toga unesite podatke o novom LEAR-u te slijedite korake 2. do 5. navedene niže vezano uz dokumente koje Vam sustav generira. Ako naiđete na problem s ubrzanim postupkom promjene LEAR-a gore, možete i ručno ispuniti predloške za imenovanje LEAR-a na Participant Portal pod Templates&Forms, Lear appointment forms. Dokumente je potrebno dostaviti REA-C3-SECRETARIAT@ec.europa.eu. U naslovu elektroničke pošte navedite PIC organizacije. Nakon primitka dokumenata Validation Services će ih analizirati te promijeniti LEAR-a.


2.    Unijeti u Beneficiary register ime i kontakt podatke LEAR-a i zakonskog zastupnika organizacije koji ga imenuje.
Nakon gore navedenog koraka, Beneficiary register će pripremiti potrebne dokumente koje je potrebno potpisati:

  • Obrazac za imenovanje LEAR-a (LEAR Appointment Letter) te dokument o ulozi i odgovornosti LEAR-a (LEAR Role and Duties document)
  • Deklaraciju o suglasnosti s uvjetima i odredbama Portala (Declaration of Consent).

Sustav automatski provjerava da li postoji korisnički račun za EU login na LEAR-ovo ime i e-mail adresu te upozorava ako postoje neusklađenosti. Ako ne postoji korisnički račun za EU login, sustav će ga kreirati te pozvati LEAR-a putem elektroničke pošte da potvrdi i dovrši svoj korisnički račun. Postupak imenovanja LEAR-a ne može se nastaviti bez uspješnog završetka ovog koraka.


3.    Zakonski zastupnik organizacije treba:

  • Potpisati na datum i pečatom ovjeriti Obrazac za imenovanje LEAR-a (LEAR Appointment Letter) te dokument o ulozi i odgovornosti LEAR-a (LEAR Role and Duties document) koji treba biti potpisan i od strane samog LEAR-a;
  • Pročitati odredbe i uvjete korištenja Elektroničkog sustava Portala za sudionike (Participant Portal Electronic Exchange System);
  • Potpisati na datum i pečatom ovjeriti Deklaraciju o suglasnosti s uvjetima i odredbama (Declaration of Consent).

4.    U Beneficiary register potrebno je učitati skenirane dokumente:

  • Imenovanje LEAR-a za Obzor 2020. te dokument o ulozi i odgovornosti LEAR-a (oba potpisana na datum od strane LEAR-a i zakonskog zastupnika i ovjerena pečatom)
  • Deklaraciju o suglasnosti s uvjetima korištenja Elektroničkog sustava Portala za sudionike (potpisana na datum od strane zakonskog zastupnika i ovjerena pečatom)
  • Kopije osobne iskaznice ili putovnice uz potpis zakonskog zastupnika organizacije i imenovanog LEAR-a
  • Dokument koji dokazuje da je zakonski zastupnik koji imenuje LEAR-a ovlašten za zastupanje te da kao takav ispunjava dva uvjeta:
    • ima jasnu funkciju unutar organizacije kao zakonski zastupnik;
    • postoji pravno važeći akt kojim mu je dodijeljena ta funkcija (npr. odluka o imenovanju dekana/rektora/ravnatelja).

Važno: Sačuvajte originale dokumenata koje ste učitali kako bi isti bili dostupni za EU kontrole, revizije i provjere. Vaša registracija na Beneficiary register biti će i kod budućih prijava Vaše organizacije za EU financiranje i nabave. Stoga morate osigurati trajno čuvanje dokumenata. Pravilo čuvanja dokumenata za pojedinačne ugovore (2/3/5 godina od datuma završetka projekta) ovdje se ne primjenjuje. Stoga morate sačuvati dokumente i osigurati da su dostupni i u slučaju insolventnosti, preuzimanja ili promjene kontrole. Moguće su ozbiljne posljedice u slučaju da dokumenti nedostaju (vidjeti Participant Portal Terms & Conditions).

Nakon primitka gore navedenih dokumenata i validacije pripadajućeg PIC-a, biti će validirano i imenovanje LEAR-a.


5.    Aktivirajte LEAR-ov korisnički račun koristeći:

  • Upute za aktivaciju koje će LEAR primiti elektroničkom poštom
  • PIN šifru za aktivaciju računa koji će LEAR primiti  poštom ili SMS porukom ako je bio broj bio naveden

Ovisno o vremenu isporuke pošiljke putem pošte, PIN šifra može stići i nakon što je već zaprimljeno korisničko ime (putem elektronske pošte).
Imenovanje može potrajati i do tri mjeseca, ali u slučaju da je pravna osoba dobila informaciju o pozitivno ocijenjenom prijedlogu projekta te poziv Europske komisije da pristupi izradi ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (Grant agreement), imenovanje LEAR-a (kao i eventualna validacija ustanove) uzet će se u prioritetne predmete i svakako riješiti prije potpisa ugovora. Validation Services pri Europskoj komisiji su automatski obaviještene o ovakvim slučajevima


Napomena:
U slučaju nastanka problema pri imenovanju LEAR-a, molimo Vas kontaktirajte Validation Services slanjem poruke (opcija My messages) u My organisation izborniku na način da kliknete na MO gumb.  

Više o imenovanju LEAR-a možete pročitati i na stranicama Participant Portal H2020 Online Manual-a ovdje.