Ministrastvo znanosti, obrazovanja i sporta
Agencija za mobilnost i programe EU
EU
  • Naslovnica
  • Obzor 2020.
  • Financijska pitanja
  • Financijsko izvještavanje prema Europskoj komisiji

Financijska pitanja » Financijsko izvještavanje prema Europskoj komisiji

Tečaj za izvještavanje prema Europskoj komisiji
 
U FP7 i Obzor 2020. programu financijski izvještaji predaju se u eurima.
 
Za Obzor 2020. izvještavanje koristi se isključivo tečaj Europske središnje banke i to prosječni dnevni tečaj cijelog izvještajnog razdoblja:
 
Za FP7 izvještavanje postoje dvije opcije tečaja koje se mogu koristiti:
  • tečaj na datum nastanka troška
  • tečaj na prvi radni dan sljedećeg mjeseca nakon završetka izvještajnog razdoblja
Za svaku odabranu opciju treba koristiti isključivo tečaj Europske središnje banke: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html.
 
Izvještavanje u Obzor 2020. programu
 
Obveza izvještavanja
 
Koordinator i sudionici projekta Obzor 2020. pripremaju financijske izvještaje tijekom trajanja i na kraju projekta. Izvještaji se pripremaju izravnim unosom u Participant Portal. Svaki sudionik projekta, uključujući i koordinatora, samostalno popunjava svoj financijski izvještaj te ga potpisuje i formalno podnosi koordinatoru projekta. Nakon što je financijski izvještaj zgotovljen, koordinator ga podnosi Europskoj komisiji kao jedan paket; single submission. 
 
Ako jedan od sudionika nije u mogućnosti pravovremeno podnijeti svoj financijski izvještaj za relevantno razdoblje, izvještaj projekta se može podnijeti i bez financijskog izvještaja tog sudionika. Prihvatljivi troškovi za sudionika koji nije podnio financijski izvještaj bit će nula ali sudionik može podnijeti financijski izvještaj s troškovima prethodnog razdoblja i sa sljedećim izvještajem. 
 
Periodički izvještaji (Periodic report) pripremaju se za vrijeme trajanja projekta. Rok za predaju izvještaja je 60 dana nakon završetka svakog izvještajnog razdoblja, uključujući i zadnje izvještajno razdoblje. Izvještaji se obično predaju nakon 12, odnosno 18 mjeseci. Točna izvještajna razdoblja definirana su člankom 20. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (Grant Agreement) u Obzor 2020. projektima. Na kraju projekta šalje se završni izvještaj koji uključuje samo zadnje izvještajno razdoblje s rokom predaje od 60 dana od završetka projekta. Sva projektna dokumentacija kojom se dokazuje ispravna provedba projekta i prihvatljivost prijavljenih troškova mora se čuvati određeni broj godina nakon završne isplate u skladu s člankom 18.1. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. 
 
Obzor 2020. periodički i završni financijski izvještaji sastoje se od:
 
  • Financijskog obrasca: „Individual Financial Statement“ – Annex IV to the Grant Agreement“
  • Obrasca za objašnjenje troškova (Explanation of the use of the resources and financial statements)
Financijski obrazac u Obzor 2020. projektima uključuje sve prihvatljive troškove za svaku proračunsku kategoriju. Niže je popis najčešćih kategorija troškova u Obzor 2020. projektima:
 
  • Trošak osoblja – Personnel costs
    • Zaposlenici - Employees
    • Fizičke osobe s kojima je korisnik sklopio izravan ugovor - Natural persons under direct contract
    • Troškovi osoblja koje je uputila treća osoba uz naknadu - Seconded persons
  • Trošak podugovaranja – Direct costs of subcontracting
  • Ostali izravni troškovi - Other direct costs
    • Troškovi putovanja - Travel
    • Oprema - Equipment
    • Ostala dobra i usluge - Other goods and services
  • Neizravni troškovi – Indirect costs
Prihvatljivi troškovi se dobivaju kao zbroj izravnih i neizravnih troškova. Svi troškovi koji su nastali na projektu i po definiciji spadaju u prihvatljive troškove, smatraju se prihvatljivim troškovima samo ako su uključeni u financijski obrazac.
 
Obrazac za objašnjenje troškova
 
Obrazac za objašnjenje troškova (Explanation of the use of the resources and financial statements) sadržava objašnjenje svih troškova učinjenih od strane partnera na projektu. Potrebno je objasniti glavne troškove projekta (major costs) ako prijavljeni izravni troškovi prelaze 15% prijavljenih troškova osoblja. Prije pripreme izvještaja preporuča se provjeriti s koordinatorom projekta koliko se detaljno moraju opisati nastali troškovi, jer će Europska komisija vratiti sve izvještaje koji nisu objašnjeni na traženi način.
 
Izvještavanje u Sedmom Okvirnom programu
 
Obveza izvještavanja
 
Periodički izvještaji (Periodic report) pripremaju se za vrijeme trajanja projekta. Rok za predaju izvještaja je 60 dana nakon završetka svakog izvještajnog razdoblja, uključujući i zadnje izvještajno razdoblje. Izvještaji se obično predaju nakon 12, odnosno 18 mjeseci. U FP7 projektima točna izvještajna razdoblja definirana su člankom 4. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (Grant Agreement). Na kraju projekta šalje se završni izvještaj koji uključuje samo zadnje izvještajno razdoblje. Rok za predaju završnog izvještaja je 60 dana od završetka projekta, a sva projektna dokumentacija mora se čuvati najmanje 5 godine od završetka projekta zbog moguće revizije
 
Način i forma izvještaja
 
Svi izvještaji se podnose isključivo elektronički preko Participant Portala (uključujući i financijski obrazac).
 
U FP7 projektima za projekte potpisane do 1. siječnja 2013. vrijedi pravilo potpisivanja papirnate verzije financijskih izvještaja koji se šalju u Europsku komisiju, dok za sve projekte potpisane nakon 1. siječnja 2013. vrijedi pravilo potpisivanja ugovora i financijskih izvještaja isključivo elektronički. FP7 periodički i završni financijski izvještaji sastoje se od:
  • Financijskog obrasca: „FORM C - Annex VI to the Grant Agreement“
  • Obrasca za objašnjenje troškova (Explanation of the use of the resources and financial statements)
 
Financijski obrazac
 
Financijski obrazac je obrazac koji se ispunjava na Participant Portalu u svrhu financijskog izvještavanja prema Europskoj komisiji. Naziv za financijski obrazac u FP7 programu je FORM C. Financijski obrazac u FP7 projektima uključuje sve prihvatljive troškove za svaku vrstu aktivnosti:
  • Coordination: Personnel, Subcontracting, Other direct costs
  • Management: Personnel, Subcontracting, Other direct costs
  • Other: Personnel, Subcontracting, Other direct costs